De chauffeur als administrateur...of toch niet?

De digitalisering van de maatschappij verandert het karakter van veel beroepen. Dat geldt zeker ook voor chauffeurs, die naast het rijden en afleveren van bestellingen steeds meer administratieve taken en diensten uitvoeren. Het door het Vlaams Instituut voor Logistiek (VIL) uitgevoerde onderzoeksproject ‘Value Added Trucking’ komt zelfs tot de conclusie dat chauffeurs steeds meer moeten evolueren van ‘chauffeurs met een passie voor het rijden naar administratief polyvalente medewerkers met de kenmerken van accountmanagers’. 

De chauffeur als administrateur: is dat de toekomst van het vak? Dat is een prikkelende vraag die we in dit blogartikel proberen te beantwoorden door te kijken naar het takenpakket van de moderne chauffeur, maar ook in te gaan op oplossingen en tools die administratief werk ‘on the road’ vergemakkelijken.

Meer dan rijden

Het profiel van de moderne chauffeur wijkt sterk af van het traditionele beeld van de trucker of bezorger die een passie voor auto’s en rijden heeft en onverstoord stad en land doorkruist op weg naar zijn volgende bestemming. De moderne chauffeur voert tussen het laden, rijden en lossen door ook een keur aan administratieve taken uit. 

De verwachting is dat dit pakket aan administratieve werkzaamheden alleen maar gaat groeien naarmate er meer slimme of zelfs volledig zelfrijdende auto’s en vrachtwagens op de weg komen. Naast ritgerelateerde taken, zal de chauffeur steeds meer ruimte krijgen om ook andere werkzaamheden voor zijn rekening te nemen. 

Denk bijvoorbeeld aan het aanvaarden van nieuwe transportopdrachten, het registreren van praktische en commerciële informatie over laad- en losplaatsen, het maken en verzenden van digitale werkbonnen en zelfs het bijspijkeren van de eigen kennis door tussen de ritten door online-bijscholingscursussen te volgen. Met een goede smartphone of tablet kan de moderne chauffeur zijn wagen veranderen in een mobiel minikantoor. 

Uitdaging

De toename van het aantal administratieve taken binnen het chauffeursvak brengt ook extra uitdagingen met zich mee voor de beroepsgroep. Chauffeurs hebben in de regel bijvoorbeeld geen tot weinig administratieve scholing genoten. Bovendien werken veel transportbedrijven geregeld met buitenlandse chauffeurs, mensen die de Nederlandse taal nauwelijks machtig zijn. 

Het is voor veel chauffeurs dus geen sinecure om zich hun nieuwe takenpakket eigen te maken en te werken met ingewikkelde administratieve applicaties. Bovendien is het, zeker in een zelfrijdende toekomst, zaak om als chauffeur de juiste balans te vinden tussen werkdruk en verveling. Het VIL en de Universiteit Hasselt onderzochten welke invloed het werk in een zelfrijdende truck heeft op de vermoeidheid van de chauffeur. Op dag één kregen de chauffeurs in een gesimuleerde zelfrijdende truck geen taken, terwijl ze op de tweede dag een beperkt aantal administratieve opdrachten en opleidingen ontvingen. De derde dag werd de chauffeur intensief aan het werk gezet. Uit de testen blijkt dat een te hoge taakbelasting (dag 3) leidt tot stress en een te lage taakbelasting (dag 1) tot verveling. Beide scenario's werkten uiteindelijk een verhoogde vermoeidheid in de hand.

Logistics.ONE: de administratie-assistent van elke chauffeur

Hoe mooi zou het zijn als chauffeurs een tool tot hun beschikking hadden die ze ondersteunt bij het uitvoeren van hun administratieve taken, zodat deze werkzaamheden geen afbreuk doen aan het werkplezier en de werkdruk niet verhogen? Logistics.ONE van Aventeon is zo’n oplossing en geeft chauffeurs de handvatten om hun administratieve taken snel, efficiënt en foutloos uit te voeren.

Chauffeursapp

De chauffeursapp van Logistic.ONE helpt chauffeurs en bezorgers om fout- en papierloos te werken. Alle leveringen, diensten en activiteiten in een handomdraai digitaal registreren? En alle relevante gegevens snel delen en uitwisselen met opdrachtgevers, planners, klantenservices, centrale systemen en eindklanten? Met de chauffeursapp van Logistics.ONE is het allemaal geen probleem!

Slimme standaardfunctionaliteiten

Logistics.ONE levert de standaardfunctionaliteiten die onderdeel uitmaken van het gros van alle logistieke processen. Ordermanagement, barcodescanning, remboursregistratie, emballage, urenregistratie, geïntegreerde betaaloplossingen en het toevoegen van digitale handtekeningen; met Logistics.ONE gaat het op een eenvoudige, efficiënte en geautomatiseerde manier.

Hulp bij tweemansleveringen

Het distribueren van grote consumentengoederen, zoals meubelen, bedden en wasmachines, is een specialisme dat te boek staat als tweemansleveringen. Naast het vervoeren maakt ook het monteren of installeren van producten vaak deel uit van dit vakgebied. 

Tweemansleveringen vormen een bijzondere tak van sport binnen de chauffeurswereld. Chauffeurs bezorgen niet alleen een product: ze moeten ook weten welke (eventuele extra) werkzaamheden deel uitmaken van de overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan het registreren en optimaal inzichtelijk maken van afwijkingen, schades en problemen. Logistics.ONE toont de bezorgers op een overzichtelijke manier de workflow die hoort bij de te leveren artikelen en diensten. 

High-tech logistics

Logistics.ONE is ook een waardevolle tool voor bedrijven en chauffeurs die werkzaam zijn in de high-tech logistics. De mensen die het logistieke werk in deze branche verzorgen, zijn vaak actief als chauffeur en field engineer. Ze zijn dus niet alleen verantwoordelijk voor het afleveren, maar ook voor het installeren van een apparaat of machine. 

Logistics.ONE verzorgt de optimale ondersteuning tijdens het transport en de installatie. Uw chauffeur ziet bij iedere order de juiste specifieke workflow, kan beschikken over aanvullende informatie zoals handleidingen en video’s en legt alle werkzaamheden - inclusief uitzonderingen en problemen - perfect vast.

De ‘bezorgmonteur’

Een ander type chauffeur is de ‘bezorgmonteur’, een chauffeur die diensten levert die direct volgen op een bepaalde levering. Denk bijvoorbeeld aan het leveren en ophangen van een televisie, het omruilen van een kapotte mobiele telefoon of het vervangen van een inktcassette in een printer. 

De ‘bezorgmonteur’ die dit regelt moet altijd beschikken over de actueelste informatie omtrent een order om de beste klantervaring te kunnen leveren. Dit betekent dat hij ook statussen, geleverde werkzaamheden, afwijkingen, problemen en extra geleverde diensten of artikelen helder moet communiceren met centrale systemen en collega’s op kantoor. 

De software van Logistics.ONE presenteert, registreert en communiceert al die benodigde informatie over artikelen en de verschillende diensten. Indien gewenst kunnen de bezorgmonteurs beschikken over specifieke informatie, zoals handleidingen, foto's, tekeningen en films. U kunt actuele data bovendien beschikbaar stellen aan derden.

Tot slot

Als afsluiter is het goed om nog even terug te komen op de vraag die we aan het begin van dit artikel stelden: is de chauffeur van de toekomst vooral een administrateur? Ja en nee. Administratieve taken zullen een vast en steeds belangrijker onderdeel van zijn of haar werk worden. 

Dit hoeft echter niet te betekenen dat administratieve klussen alle tijd en energie van chauffeurs opslokken. Met de juiste tools is het prima mogelijk om administratieve taken snel en efficiënt uit te voeren en in te plannen. Logistics.ONE is een oplossing die u hierbij helpt. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met Aventeon door te bellen naar +31 (0)572 346657 of te mailen naar .